Как вести переговоры по Skype и телефону на английском языке: инструкция и полезные фразы

В нашем блоге на Хабре нас попросили написать tips&tricks на тему телефонного и скайп-этикета, а мы уже и сами планировали. Выкладываем готовую статью про то, как говорить на английском языке по скайпу или телефону.
По телефону и по-русски многие не любят разговаривать, а уж когда вдруг нужно позвонить за границу – пиши пропало. А вдруг я ничего не пойму? А вдруг меня посчитают глупым? А вдруг будут говорить так быстро, что я не успею записать? А что если будут помехи? А в Skype еще и видно, как я волнуюсь!

Для любого телефонного разговора есть свой набор клише, которые помогут сориентироваться и получить нужную информацию. А если вам предстоит пообщаться с кем-то англоговорящим в Skype, то и тут можно не переживать: ведь непонятные слова можно будет попросить продублировать в чате. Но обо всем по порядку.

Готовимся к телефонным переговорам

Поводов позвонить за границу может быть довольно много, поэтому охватить все полезные фразы не получится. Если вам предстоят бизнес-переговоры, то вам следует подтянуть свой профессиональный жаргон, потому что зарубежные собеседники скорее всего будут им оперировать. Лучше всего, конечно, полистать учебное пособие по английскому для вашей сферы деятельности. Еще можно обратиться к профессиональным изданиям на английском языке и каждый день читать хотя бы по одной статье, чтобы поддерживать и развивать словарный запас. Могут помочь и рабочие кейсы: попросите коллег показать историю взаимодействия с вашим потенциальным собеседником.

Также в стадию подготовки следует включить числа. Особенно если вам предстоит записывать какие-то параметры, ведь лишний нолик может быть едва ли не судьбоносным. С цифрами можно идти от простого к сложному: сначала записывать их на слух, а затем прослушивать диалоги и лекции, чтобы научиться распознавать числа в потоке речи и правильно писать их на слух.

Подтяните правила употребления модальных глаголов, в частности, could, would, may, might. Они чрезвычайно часто используются в бизнес-переговорах, потому что за счет этих глаголов предложения звучат более формально и вежливо.

Перед звонком тщательно подготовьтесь и составьте план переговоров, чтобы ничего не забыть. И самое главное правило: улыбайтесь! Улыбка автоматически сделает вашу речь более благожелательной на слух.

Приветствие

Общаться с бизнес-партнерами неформально, может, и не получится, а вот если у вас есть коллеги за рубежом (например, вы работаете в международной компании), то вторая колонка в нашей таблице будет куда уместнее.

Если вам нужно сказать, от кого вы звоните, то в формальном контексте можно использовать следующие фразы:

• ‘I am calling from ___
• I’m calling on behalf of ___’

Просим нужного человека к телефону

Если вам нужно попросить кого-то к телефону или перевести вас на сотрудника компании, или же об этом просят вас, то вам помогут следующие фразы:

Просим подождать и/или переводим звонок

Если позвонили вам, не нужно пугаться. Вот клише, которые вас спасут:

А вдруг ничего не понятно?

Велик шанс, что говорить вы будете не с носителем королевского английского и не с тем американцем, который начитывал ваши задания по аудированию в учебнике. А еще вы можете общаться с человеком, который находится в том же положении, что и вы: английский для него не родной, и говорит он с сильным акцентом. Следующие полезные фразы придутся кстати, если вы перестали понимать собеседника:

Также не стесняйтесь переспрашивать правильное написание названий, имен и фамилий. У англоговорящих распространена практика произнесения слова по буквам, так что попросить об этом совершенно нормально. Достаточно просто сказать “Could you please spell it for me?”, и вам продиктуют и пояснят каждую букву в слове.

Прощаемся с собеседником

Тут самое главное — не ошибиться с интонацией, потому что она в русском и английском в данном случае совершенно разная. Наше «ну, давай!» или «до свидания!» всегда произносится с нисходящей интонацией. А вот в английском прощаются с восходящей интонацией. Советуем заранее попрактиковаться.

Переговоры в Skype

В целом, все приведенные выше фразы вы можете легко использовать и в разговоре по Skype. Однако если вам предстоит видео-звонок (которые иностранцы совершают чаще, чем простые голосовые вызовы), то стоит помнить о правилах этикета.

Не звоните без предупреждения

Позвонить в офис компании можно в любую минуту, а вот звонить в скайп без предупреждения – моветон. Прежде чем звонить, даже если звонок был согласован, лучше написать в чат и спросить, все ли в силе и готов ли собеседник.

Не надейтесь на быстрый письменный ответ

Написать деловой email и ждать на него оперативного ответа можно, а вот чат в Skype – это не место для деловых бесед, пока обе стороны не подтвердят согласие и не утвердят время, в которое они хотят переписываться. Так что если вы написали огромное сообщение в чат, не ждите, что вам на него быстро ответят.

Соблюдайте правила деловой переписки

Любовь к написанию десятка коротких сообщений в одно-два слова совершенно неуместна в деловом контексте. Формулируйте мысль до конца и пишите связно. Если хочется дополнить сообщение, пользуйтесь вводными словами и связующими конструкциями (however, therefore, aside from that, in addition to, thus). Вопрос употребления смайликов спорный. Вообще, в бизнес-сфере смайликам не место, но многие компании поддерживают свободный корпоративный стиль и не против употребления смайликов. Советуем соблюдать некий баланс: если вы уже давно знаете собеседника, вероятно, смайлики не помешают делу. Но во время первой переписки от них лучше воздержаться.

Следите за обстановкой и взглядом

Лишний раз стоит напомнить о том, что ваши любимые постеры и не менее любимый котик – это не то, что хочет видеть ваш бизнес-партнер. Если вы ведете разговор из дома, постарайтесь создать тихую обстановку, проследите, чтобы в камере не было видно ничего отвлекающего, соблюдайте деловой стиль в одежде и смотрите в камеру и на экран, а не по сторонам.

И напоследок два совета

Совет первый. После деловой беседы по телефону или в Skype отправьте вашему партнеру письмо, в котором можно резюмировать итоги разговора, поблагодарить собеседника за уделенное время и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество. Также письмо поможет вам в том случае, если вы что-то недопоняли или упустили. Кстати, обращайте внимание на все англоязычные входящие, ведь именно оттуда вы можете почерпнуть новые клише и полезные выражения. Вот несколько фраз для письма после беседы:
Following our phone conversation…
Thank you for taking time to…
Thank you for your time and assistance.
I appreciate having the opportunity to speak with you today…
I really enjoyed talking to you and learning more about…
I was happy to discuss…
Please don’t hesitate to get in touch if you have any additional questions.
I am looking forward to hearing from you soon.
Совет второй. Ответственно отнеситесь к заполнению своего профиля. Не ставьте в поле «имя» вымышленные никнеймы. Помните, что профиль – это ваша визитная карточка. Внесите в него сведения о том, где вы проживаете (удобно для определения часового пояса), где работаете и кем. Можно внести статус о том, в какое время вы доступны для чатов и звонков. В качестве фотографии лучше всего использовать свою фотографию в деловом стиле. Если же такой нет, или вам не хочется ставить свою фотографию, то можно поставить аватар с логотипом компании.

Итак, теперь вы вооружены небольшим списком клише, который поможет вам начать и наладить коммуникацию на международном уровне. Помните: все не настолько страшно, как может показаться. Будьте вежливы, улыбайтесь и не бойтесь переспросить, если вам что-то непонятно.

Для тех, кто хочет прокачать английский

Читателям блога дарим купон на 500 рублей для покупки абонемента, в который входит 8 видов тренировок и еженедельные рассылки про английскую грамматику и лексику — «Витаминки» и «Плюшки».

А для безлимитного и вечного доступа ко всем возможностям сайта есть тариф «Всё включено» (скидка не действует).